Retningslinjer for reiseledere

Rutine for reiseledelse – regler for reiser

Styret i Oslo Idrettslag Svømming vil sikre en god kvalitet og sikkerhet rundt gjennomføringen av reiser i klubbens regi. Foruten det sportslige er det et mål for alle turer og leirer at alle svømmerne kommer hjem med en positiv totalopplevelse. Reiselederne kan i stor grad bidra til dette ved å tilrettelegge for nok mat, nok søvn og gode sosiale forhold – En god dialog med trenerne er viktig.

Involverte:

Det er sportslig utvalg i samarbeid med sportsligleder som bestemmer hvem som skal være reiseledere på aktuelle reiser som stevner og treningsleirer. Gjennomføring skjer i nært samråd med reiseansvarlig i styret og om nødvendig administrativ leder. Om det settes opp flere reiseledere blir disse enig seg mellom om eventuell fordeling av arbeidsoppgaver. Normalt er det en av de foresatte som er reiseleder men dette er ikke et krav. En trener kan også være reiseleder, men da på en slik måte at han dekkes opp med støtte på oppgaver som er utenomsportslige. I utgangspunktet betyr dette at vi ikke drar på større reiser uten minimum en reiseleder.

GENERELT

1. På alle reiser i regi av Oslo Idrettslag Svømming skal det utpekes en ansvarlig hoved reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst.

2. Alle barn under 10 år skal ha følge av foresatte eller annen foresatt dersom reisen innebærer overnatting.

Det kan settes avtaler med annen forelder om å overdra dette ansvaret. Dette skal være skriftlig inngått på forhånd.

3. Reiseleder har det overordnede ansvaret for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og skal sammen med trener(e) bidra til trivsel for alle deltakerne.

4. Hoved reiseleder rapporterer til styreleder i følgende saker:

  • Overgrepssaker.
  • Ulykke med personskader.
  • Dødsfall blant klubbens medlemmer.
  • Økonomisk utroskap.
  • Klare brudd på det klubben ønsker å stå for.
  • Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag, eller oppmerksomhet fra det offentlige.

5. Reiseleder har ansvar for at alle svømmere er med til enhver tid. Reiseleder avtaler eventuelle kjørepauser med bussjåfør og påser at nødvendig informasjon blir gitt til svømmerne underveis.

6. Godteriregler avklares med trener.

ANKOMST

7. Reiseleder påser at all bagasje er med. De yngste svømmerne kan trenge bærehjelp av noen eldre.

8. Reiseleder skaffer seg oversikt over stedet og gir beskjed om hvor svømmerne skal sove, sanitærforhold og hvor man skal spise. Svømmere og bagasje kan gjerne vente i en gang eller lignende mens reiselederne skaffer seg oversikt. Dette gis det beskjed om på bussen.

9. Ingen forventer at reiselederne har full oversikt før ankomst.

MÅLTIDER

10. Tidspunkt for måltider avtales med trenerne. Reiseleder legger best mulig til rette for måltidene ut fra hvilken informasjon som er gitt på forhånd og de kjøkkenmuligheter som er tilgjengelige.

11. For enkelte turer må tørrmat, saft, engangskopper, bananer, rosiner etc. kjøpes inn på forhånd. Dette er reiseleders ansvar i samråd med trener(e).

SØVN

12. Tilstrekkelig søvn er essensielt for å kunne yte godt. Det bør legges til rette for at også de yngste får nok søvn.

Reiseleder i samarbeid med trenerne er ansvarlig for at leggetid og ”stille-tid” formidles til svømmerne. De eldste svømmerne kan gjerne ha senere tidspunkt enn de yngste.

HJEMKOMST

13. På hjemreisen må reiseleder sjekke med hver enkelt at de blir hentet på riktig sted og til rett tid.

14. Reiseleder påser at alle blir hentet.

REISERAPPORT

15. Reiseleder i samarbeid med trenerne og utøverne koordinerer en reiserapport med bilder og tekst som kan legges ut på hjemmesiden og på klubbens sosiale medier.

Kort sammendrag / plakat – gjelder ALLE:

  1. Vi har god oppførsel
  2. Alle utøvere har ansvar for å følge dagens program og møte til oppgitt tid og på avtalt sted.
  3. Alle deltagere skal følge reglene for ro, orden og samvær
  4. Ungdommer som får gå uten gruppeleder skal gå minimum tre og tre sammen.
  5. Vi ser etter/ passer på hverandre – store og små og har ansvar for å bidra positivt til hele gruppens beste.
  6. Alle deltagere (utøvere, foreldre, reiseledere og ansatte) skal følge Oslo Idrettslag svømming sin alkoholpolitikk – All bruk av alkohol eller andre former for rusmidler er forbudt. Brudd på denne regelen vil føre til umiddelbar utestengelse fra reisen for både utøver og reiseledere. Reiseledere vil selv måtte organisere opphold/hjemreise. Der dette er mulig vil utøver bli sendt hjem for egen regning uten refusjon av deltakeravgift. Der hjemsendelse av praktiske grunner ikke er gjennomført vil alternativt opphold blir organisert. Foresatte av utøver vil måtte dekke ekstra utgifter knyttet til dette.